Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn amlinellu sut mae Sefydliad Cymunedol Cymru yn defnyddio ac yn diogelu’r wybodaeth a roddwch inni.

Pam mae arnom angen eich gwybodaeth?

Rydym yn sefydliad elusennol sy’n gweithio â phobl i gryfhau cymunedau yng Nghymru. Credwn fod cymunedau ffyniannus gyda phobl ofalgar a grwpiau cymunedol cryfion yn rhoi’r cyfle i bawb gyflawni’u gorau. Defnyddiwn ddata personol i sicrhau ein bod yn trefnu’n hamser a’n hymdrechion er budd pobl yng Nghymru.

Data pwy ydym yn ei gasglu?

Rydym yn casglu gwybodaeth wrth i chi roi, neu gysidro rhoi, yn ariannol neu fel arall drwy Sefydliad Cymunedol Cymru. Yn ogystal, casglir gwybodaeth pan yn ceisio am grantiau, p’run yn unigol neu ar ran corff, a phobl sydd eisiau cefnogi a dilyn ein gwaith. Byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth pan fyddwch yn ymgeisio am swyddi gyda ni i’n galluogi i ddelio gyda’r cais.

Sut rydym yn cael eich data?

Mae’r wybodaeth sydd gennym amdanoch wedi’i darparu’n uniongyrchol inni gennych chi. Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth pan ydych yn cwblhau arolygon yn wirfoddol ac yn darparu adborth. Casglir gwybodaeth am ddefnyddio gwefannau drwy ddefnyddio cwcis. Byddwn yn eich rhybuddio mewn amser pan fyddwn yn recordio galwadau ffôn.

Beth rydym yn ei gasglu amdanoch?

Gallwn gasglu’r wybodaeth a ganlyn:

• Enw
• Dyddiad geni
• Manylion cysylltu (h.y., cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, rhif ffôn), yn cynnwys gwybodaeth berthnasol am deulu neu gyfeillion, yn cynnwys gwybodaeth am gynghorwyr olynu
• Manylion banc
• Teitl swydd
• Gwybodaeth am ein perthynas â chi – gohebiaeth, nodiadau cyfarfodydd, presenoldeb mewn digwyddiadau
• Gwybodaeth sy’n angenrheidiol inni reoli cronfeydd arian rydych wedi’u sefydlu neu’u cefnogi

Beth rydym yn ei gasglu oddi wrth dderbynyddion grantiau?

• Enw(au) a chyfeiriad, e-bost, rhif ffôn a manylion cysylltu a hoffterau perthnasol eraill
• Diben a manylion cais am grant
• Unrhyw wybodaeth arall sydd ei hangen ar gyfer asesu grant a all gynnwys gwybodaeth ariannol, gwybodaeth am y teulu, addysg a gwaith
• Manylion unrhyw grant a wnaed
• Gwybodaeth am ein perthynas â chi, gohebiaeth, nodiadau cyfarfodydd, presenoldeb mewn digwyddiadau, ac yn y blaen.

Recordio galwadau ffôn

Byddwn weithiau yn recordio galwadau ffôn. Byddwn bob amser yn eich rhybuddio o hyn. Bydd y recordiad yn cael eu defnyddio i sicrhau ansawdd gwaith y staff ac i ymchwilio a datrys cwynion.

Cedwir y recordiadau yn saff a byddant yn cael eu dileu ar ôl 90 dydd.

Gallwch roi cais am beidio recordio galwad drwy siarad â rheolwr. Mewn amgylchiadau anarferol (ee pan fo’r galwr mewn perygl o niwed), gellir symud yr alwad i linell ffon sydd ddim yn cael eu recordio.

Sut y caiff yr wybodaeth hon ei defnyddio?

Mae Sefydliad Cymunedol Cymru yn casglu data am amryw o resymau, yn cynnwys:

• Darparu gwasanaethau wedi’u personoli neu wybodaeth i ddefnyddwyr sydd wedi gofyn amdani
• Prosesu rhoddion
• Helpu i wella’n dealltwriaeth o sut y caiff ein gwefan ei defnyddio
• Monitro a gwella’r gwasanaethau a gynigiwn
• Dibenion gweinyddol cyffredinol
• Hyrwyddo amcanion a nodau’r sefydliad drwy weithgareddau eraill.

Ymgeisio am waith gyda ni

Bydd yr holl wybodaeth a ddarperir yn ystod y broses ymgeisio ond yn cael ei ddefnyddio i bwrpas prosesu eich cais, neu i gwblhau anghenion cyfreithiol neu rheolaeth, fel bo’r angen.

Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth a ddarperir yn ystod y broses recriwtio gyda unrhyw trydydd parti i bwrpas marchnata. Bydd y wybodaeth yn cael ei warchod yn ddiogel p’run ai yn electroneg neu ar bapur. Byddwn yn defnyddio y manylion cyswllt y byddwch yn ei ddarparu i gadw mewn cysylltiad a chi yn ystod y broses. Byddwn yn defnyddio y wybodaeth a ddarperir ganddoch i asesu eich cais.

Bydd ein rheolwr sydd yn recriwtio a’n ymddiriedolwyr yn defnyddio y wybodaeth a ddarperir ganddoch.

Os yn aflwyddianus, efallai y byddwn yn gofyn ichi am ganiatad i gadw eich manylion mewn rhestr dalent am gyfnod o chwe mis. Os ydych yn caniatau hyn, byddwn yn cysylltu a chi os bydd swydd berthnasol yn dod ar gael.

Os yn aflwyddianus, bydd yr wybodaeth a ddarperir ganddoch yn cael ei gadw am chwe mis o’r dyddiad cau yr ymgyrch.

Byddwn yn cadw gwybodaeth o’r broses recriwtio, fel enghraifft nodiadau o’r cyfweliad, am chwe mis yn dilyn cau yr ymgyrch.

Os yn llwyddianus, byddwn yn cadw eich gwybodaeth ac yn dilyn ein polisi Gwarchod Data. Bydd copi o’r polisi hwn yn cael ei roi ichi gyda cynnig y swydd.

Cwcis

Ffeil fechan yw cwci a gaiff ei storio ar gyfrifiadur defnyddiwr, unwaith y caiff caniatâd ei dderbyn. Mae’r cwci wedyn yn dadansoddi’r data hwnnw yn benodol fel bod gwybodaeth a gwasanaethau’n cael eu teilwra’n benodol. Fe allwch ddewis peidio â derbyn cwcis ar ein tudalen hafan www.communityfoundationwales.org.uk , er efallai na fydd rhai o nodweddion ein gwefan yn gweithio o ganlyniad.

Diogelu’ch data

Cadwn eich data’n ddiogel yn ein cronfa ddata, gyda mecanweithiau diogelwch priodol ar waith. Ni wnawn rannu’ch data oni bai’i fod yn angenrheidiol er y diben rydych chi wedi rhoi’r data inni.

Rhoddir enghreifftiau isod:

• Darparwn wybodaeth i CThEM am roddion Rhodd Cymorth gan fod yna rwymedigaeth gyfreithiol arnom i ddarparu’r wybodaeth hon.
• Rhannwn wybodaeth am geiswyr grantiau gydag aelodau o’r panel grantiau a rhoddwyr. Gwirfoddolwyr yw’r rhain sy’n gweithio â’r sefydliad. Cyhoeddwn hefyd ddata ynglŷn â derbynyddion grantiau ar gyfer grwpiau/sefydliadau (symiau/enwau/diben), ond rydym yn sicrhau bod manylion unrhyw dderbynyddion unigol y grantiau yn anhysbys.

Ein Cyfrifoldebau

Os yw’r gyfraith yn mynnu’ch caniatâd i brosesu data mewn ffordd neilltuol, yna fe wnawn ei gael o cyn cynnal y gweithgaredd hwnnw.

Cynhelir gweithgareddau eraill i gyflawni contract neu gytundeb. Mae enghreifftiau’n cynnwys dal cronfeydd arian, sy’n ddarostyngedig i Gytundebau Dyngarwch, neu drefnu digwyddiad lle mae angen tocyn. Mae pob un yn golygu bod yn rhaid inni wybod pwy ydych a phrosesu’ch gwybodaeth er mwyn gwneud y peth rydych wedi gofyn inni’i wneud. Os oes contract ar waith, yna fe wnawn brosesu’ch data yn seiliedig ar y contract hwnnw.

Ym mhob achos arall, mae’r gyfraith yn caniatáu inni brosesu’ch data os yw hynny o ddiddordeb cyfreithlon inni wneud hynny, ond dim ond cyn belled ag y mae’n rhaid inni ei wneud ac “nad yw’ch buddiannau na’ch hawliau a’ch rhyddid sylfaenol chi’n cael eu diystyru”. Golyga hyn ein bod yn cynnal ymarfer i wirio nad ydym yn gwneud drwg ichi drwy brosesu’ch data, nad yw’r prosesu’n rhy ymwthiol ac y byddwn ond yn gwneud hynny mewn ffordd a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Byddwn yn cadw data am gyhyd ag y bydd ei angen i gwblhau’r gorchwyl y cafodd y data’i gasglu ar ei gyfer. Mae cysylltiadau rhwng rhoddwyr, derbynyddion grantiau, a’r sefydliad yn aml dros yr hirdymor, ac felly fe ddisgwyliwn gadw’ch data am gyhyd ag y mae’r cysylltiad hwnnw’n bodoli, neu tan na fydd arnom ei angen mwyach.

Marchnata

Hoffem gadw mewn cysylltiad â chi ynglŷn â’n gwaith yn cynorthwyo pobl a chymunedau yng Nghymru.

I gofrestru ar gyfer y gwasanaeth hwn, cliciwch yma, os gwelwch yn dda.

Mae gennych yr hawl ar unrhyw adeg i dynnu yn ôl. Os nad oes arnoch eisiau derbyn ein gwybodaeth mwyach, cliciwch yma, os gwelwch yn dda.

Eich Hawliau

Mae gennych yr hawl i:

• Gwrthod â rhoi caniatâd i ddefnyddio’ch data
• Gofyn am gopi o’r data sydd yn ein meddiant amdanoch
• Gofyn inni ffrwyno neu atal prosesu’ch data, ac fe anrhydeddwn hyn, lle y bo’n bosibl. Fodd bynnag, mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd arnom angen parhau i brosesu’ch data. I gael mwy o wybodaeth, cysylltwch â ni, os gwelwch yn dda.
• Gofyn am i anghywirdebau yn eich data personol gael eu cywiro
• Os nad ydych yn fodlon â’r ffordd rydym wedi prosesu’ch data, yna fe allwch gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gall y ddolen hon fod o gymorth – https://ico.org.uk/concerns/

Newidiadau i’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Adolygwn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rheolaidd i sicrhau’i fod yn adlewyrchiad cywir o sut rydym yn prosesu’ch data personol. Bydd unrhyw newidiadau a wneir yn ymddangos ar y dudalen hon.

Sut i gysylltu â ni

E-bost: info@communityfoundationwales.org.uk

Bost: y Prif Weithredwr, Sefydliad Cymunedol Cymru, Tŷ Sant Andreas, 24, Cilgant Sant Andreas, Caerdydd CF10 3DD

Ffôn: 02920 379580